Стиль документа Стиль документа - http://doc-style.ru
Поиск по сайту
www.doc-style.ru
Сайт работает совместно с порталом "Культура письменной речи" www.gramma.ru
ДЕЛОВОЕ ПИСЬМО На главную страницу

ДЕЛОВЫЕ ПИСЬМА

ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ. СТРУКТУРА ПИСЬМА

 

Обычно служебное письмо состоит из нескольких типовых структурных элементов:

1. Область заголовка.

В этой части письма слева размещается угловой штамп организации с указанием наименования организации, ее почтовых и других реквизитов, а также регистрационный номер и дата регистрации письма как исходящего документа. Если служебное письмо является письмом-ответом, то здесь же указывается, на какой документ отвечает данное письмо.

В правой части заголовка размещаются реквизиты адресата.

Ниже углового штампа размещается заголовок к тексту документа. Языковая конструкция заголовка может иметь вид:

  • предлог о + сущ. в предложном падеже: "О поставке автомобилей";
  • по вопросу о + сущ. в предложном падеже: "По вопросу о поставке запчастей";
  • касательно + сущ. в родительном падеже: "Касательно заказа на поставку" и т. п.

Пример (из Приложения к Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти):

ФЕДЕРАЛЬНАЯ
АРХИВНАЯ СЛУЖБА
РОССИИ
(РОСАРХИВ)
Ильинка ул., 12, Москва, 103132
Тел. 206-35-31, Факс 206-55-87
Л/с 69120037369 в УФК МФ РФ
по г. Москве
Сч. 40105810700000010079
Отделение Nо. 1
ГУ ЦБ РФ по г. Москве


_____________ Nо. _____________
На Nо. ________________________


    Об изменениях к ГОСТ

 


Председателю
Государственного комитета
Российской Федерации по
стандартизации и метрологии

Ленинский просп., д. 9,
Москва, 117049



ТЕКСТ ПИСЬМА

2. Собственно текст письма. Основные особенности оформления текста письма состоят в следующем.

  • Текст служебного письма, как правило, должен касаться одного вопроса или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации-адресата.

  • Текст письма, как правило, состоит из трех частей. Первая (вводная) часть предназначена для конкретизации сути вопроса, послужившего поводом для письма. В ней излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма (один-два абзаца). При этом первый абзац вводной части текста письма должен быть самым коротким и предельно ясным.
    Вторая (основная) часть служит для последовательного и подробного описания различных аспектов вопроса.
    Заключительная часть текста обычно состоит из одного аб­заца, содержащего 2-4 предложения. Первое В , начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т. д.

  • Письма печатаются на стандартных листах или бланках формата А4 или А5; при оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами. Письмо может быть оформлено на бланках письма предприятия, структурного подразделения предприятия, должностного лица предприятия, либо на чистых листах писчей бумаги.

  • Если письмо оформлено на бланке должностного лица, то его текст излагается от 1-го лица единственного числа: "прошу...", "направляю...". В остальных случаях текст письма излагается от 3-го лица единственного числа. Например: "Министерство считает...", "Государственный комитет рассмотрел...".

  • Если к тексту письма предусмотрено приложение, то оно указывается ниже основного текста, например: Приложение: на 10 л. в 1 экз. Если приложений несколько, то дается сокращенное наименование каждого документа приложения с обознанием количества экземпляров и листов, например:

Приложение:
1. Справка на 1 л. в 2-х экз.
2. Ходатайство на 2 л. в 1 экз.

- 1 - 2 -На следующую страницу
РАЗДЕЛЫ:

ЯЗЫК ДЕЛОВОГО ОБЩЕНИЯ

НАУЧНЫЙ И ТЕХНИЧЕСКИЙ ТЕКСТ

НОРМАТИВНЫЕ ДОКУМЕНТЫ

СПРАВОЧНЫЙ РАЗДЕЛ

ВИДЫ ДЕЛОВЫХ БУМАГ

ДЕЛОВОЕ ПИСЬМО

ПРИМЕРЫ И ОБРАЗЦЫ ДОКУМЕНТОВ

ВАШИ ВОПРОСЫ

Рейтинг@Mail.ru
Rambler's Top100
При полном или частичном использовании материалов ссылка на doc-style.ru обязательна.
Все права защищены. Copyright © A.Belokurov, 2008-2018 гг.
Администратор
Политика конфиденциальности