ДЕЛОВЫЕ ПИСЬМА
ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ. СТРУКТУРА ПИСЬМА
Обычно служебное
письмо состоит из нескольких типовых структурных элементов:
1. Область заголовка.
В этой части письма слева размещается
угловой штамп организации с указанием наименования организации, ее почтовых
и других реквизитов, а также регистрационный номер и дата регистрации
письма как исходящего документа. Если служебное письмо является письмом-ответом,
то здесь же указывается, на какой документ отвечает данное письмо.
В правой части заголовка размещаются
реквизиты адресата.
Ниже углового штампа размещается заголовок
к тексту документа. Языковая конструкция заголовка может иметь вид:
- предлог о + сущ. в предложном падеже:
"О поставке автомобилей";
- по вопросу о + сущ. в предложном падеже:
"По вопросу о поставке запчастей";
- касательно + сущ. в родительном падеже:
"Касательно заказа на поставку"
и т. п.
Пример (из Приложения
к Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной
власти):
ФЕДЕРАЛЬНАЯ
АРХИВНАЯ СЛУЖБА
РОССИИ
(РОСАРХИВ)
Ильинка ул., 12, Москва, 103132
Тел. 206-35-31, Факс 206-55-87
Л/с 69120037369 в УФК МФ РФ
по г. Москве
Сч. 40105810700000010079
Отделение Nо. 1
ГУ ЦБ РФ по г. Москве
_____________ Nо. _____________
На Nо. ________________________
Об изменениях к ГОСТ
|
|
Председателю
Государственного комитета
Российской Федерации по
стандартизации и метрологии
Ленинский просп., д. 9,
Москва, 117049
|
ТЕКСТ ПИСЬМА |
2.
Собственно текст письма. Основные особенности
оформления текста письма состоят в следующем.
-
Текст служебного письма, как правило, должен касаться
одного вопроса или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны
и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации-адресата.
-
Текст письма, как правило, состоит из трех
частей. Первая (вводная) часть предназначена для конкретизации сути вопроса, послужившего поводом для письма. В ней излагается причина, основание или обоснование
составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием
подготовки письма (один-два абзаца). При этом первый абзац вводной части текста письма должен быть самым коротким и предельно ясным.
Вторая (основная) часть служит для последовательного и подробного описания различных аспектов вопроса.
Заключительная часть текста обычно состоит из одного абзаца, содержащего 2-4 предложения. Первое В , начинающейся с абзаца, помещаются
выводы, предложения, просьбы, решения и т. д.
-
Письма печатаются на стандартных листах или бланках формата А4 или
А5; при оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие
страницы нумеруются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами. Письмо может быть оформлено на бланках письма предприятия, структурного подразделения предприятия, должностного лица предприятия, либо на чистых листах писчей бумаги.
-
Если письмо оформлено на бланке должностного
лица, то его текст излагается от 1-го лица
единственного числа: "прошу...",
"направляю...". В остальных
случаях текст письма излагается от 3-го лица единственного
числа. Например: "Министерство считает...",
"Государственный комитет рассмотрел...".
-
Если к тексту письма предусмотрено приложение,
то оно указывается ниже основного текста, например: Приложение:
на 10 л. в 1 экз. Если приложений несколько, то дается сокращенное
наименование каждого документа приложения с обознанием количества
экземпляров и листов, например:
Приложение:
1. Справка на 1 л. в 2-х экз.
2. Ходатайство на 2 л. в 1 экз.
|