ДЕЛОВЫЕ ПИСЬМА
ПИСЬМО-СООБЩЕНИЕ
(извещение, уведомление)
Текст письма-сообщения пишется в
произвольной форме и может быть ориентирован либо на использование стандартных
языковых формул, либо на форму частного письма. Если в переписке организаций
наиболее употребительной является первая форма, то при работе с индивидуальными
клиентами целесообразно использовать второй вариант.
Вводной частью письма может быть мотивация,
объясняющая причины составления текста сообщения. В ключевую фразу письма-сообщения
в этом случае могут входить слова и выражения:
- В ответ на Ваше письмо...
- В дополнение к нашему письму...
- В соответствии с достигнутой ранее договоренностью...
- В соответствии с нашей договоренностью...
- На основании нашего телефонного разговора...
- На основании устной договоренности...
- Согласно постановлению правительства...
- Согласно Вашей просьбе...
- Согласно протоколу о взаимных поставках...
или
- В целях выполнения распоряжения...
- Для согласования спорных вопросов...
- Для согласования вопросов участия...
- Для наиболее полного освещения деятельности Вашей организации в СМИ...
- Для решения спорных вопросов...
- В целях безопасности прохождения груза...
- Во избежание конфликтных ситуаций...
- С целью ознакомления с... высылаем Вам...
В случае, когда мотивация
письма не является необходимой, письмо начинают с глагола действия. Глаголы
употребляются в основном в форме 1-го лица единственного и множественного
числа, реже - в форме 3-го лица единственного числа. Следует заметить, что в письмах форма 1-го
лица выражает позицию юридического лица (организации, предприятия).
Ключевая фраза письма имеет вид:
- Сообщаем, что...
- Извещаем...
- Уведомляем...
- Информируем...
- Ставим Вас в известность, что...
- Считаем необходимым поставить Вас в известность о ...
- Доводим до Вашего сведения, что...
- Нам приятно сообщить (Вам), что...
- Имеем честь сообщить (Вам), что...
- С радостью сообщаем (Вам) о...
Если глаголы употребляются в форме 3-го
лица, то речевые действия передаются описательно:
- ООО "Престиж" уведомляет Вас о том, что...
- ОАО "Максимум" информирует партнеров (клиентов) о...
Примеры текстов письма-сообщения
|