Деловые письма: Письмо-сообщение, извещение, уведомление

ДЕЛОВЫЕ ПИСЬМА

ПИСЬМО-СООБЩЕНИЕ
(извещение, уведомление)

Текст письма-сообщения пишется в произвольной форме и может быть ориентирован либо на использование стандартных языковых формул, либо на форму частного письма. Если в переписке организаций наиболее употребительной является первая форма, то при работе с индивидуальными клиентами целесообразно использовать второй вариант.

Вводной частью письма может быть мотивация, объясняющая причины составления текста сообщения. В ключевую фразу письма-сообщения в этом случае могут входить слова и выражения:

В ответ на Ваше письмо...

В дополнение к нашему письму...

В соответствии с достигнутой ранее договоренностью...

В соответствии с нашей договоренностью...

На основании нашего телефонного разговора...

На основании устной договоренности...

Согласно постановлению правительства...

Согласно Вашей просьбе...

Согласно протоколу о взаимных поставках...

В целях выполнения распоряжения...

Для согласования спорных вопросов...

Для согласования вопросов участия...

Для наиболее полного освещения деятельности Вашей организации в СМИ...

Для решения спорных вопросов...

В целях безопасности прохождения груза...

Во избежание конфликтных ситуаций...

С целью ознакомления с... высылаем Вам...

В случае, когда мотивация письма не является необходимой, письмо начинают с глагола действия. Глаголы употребляются в основном в форме 1-го лица единственного и множественного числа, реже - в форме 3-го лица единственного числа. Следует заметить, что в письмах форма 1-го лица выражает позицию юридического лица (организации, предприятия).

Ключевая фраза письма имеет вид:

Сообщаем, что...

Извещаем...

Уведомляем...

Информируем...

Ставим Вас в известность, что...

Считаем необходимым поставить Вас в известность о ...

Доводим до Вашего сведения, что...

Нам приятно сообщить (Вам), что...

Имеем честь сообщить (Вам), что...

С радостью сообщаем (Вам) о...

ООО "Престиж" уведомляет Вас о том, что...