ДЕЛОВЫЕ ПИСЬМА
ПИСЬМО-ЗАПРОС
КОММЕРЧЕСКИЙ ЗАПРОС
Письмо-запрос
- это документ, который представляет собой официальное обращение физического
лица или представителя юридического лица к другому юридическому лицу.
Письма-запросы в большинстве случаев предваряют всю последующую работу по заключению различных соглашений между партнерами по служебно-деловой переписке и предназначены для запрашивания необходимой (недостающей) информации. Письма-запросы предполагают обязательную реакцию адресатов в виде письменного ответа по существу и в срок, прямо установленный или автором запроса, или нормативно-правовыми документами.
Как правило текст
письма-запроса состоит из двух частей:
1. Введение,
где в повествовательной форме излагается существо дела, объясняются побудительные
мотивы, причины обращения. Здесь часто используются следующие стандартные
выражения:
- причина обращения
- В связи с неполучением счета-фактуры...
- Ввиду несоответствия Ваших действий ранее принятым
договоренностям...
- Вследствие изменения цен на энергоносители...
и т. п.
- цель обращения
- В целях скорейшего решения вопроса...
- Для согласования спорных вопросов...
- В целях безопасности прохождения груза...
- Во избежание конфликтных ситуаций...
и т. п.
- ссылки на основание для обращения
- Учитывая, что производственные показатели снизились
на...
- В соответствии с достигнутой ранее договоренностью...
- На основании нашего телефонного разговора...
- Согласно постановлению правительства...
- Согласно протоколу о взаимных поставках...
и т. п. При необходимости в текст вводятся ссылки на устную договоренность,
достигнутые решения, прежние письма, нормативные акты.
2. Заключение,
в котором ставятся конкретные вопросы, на которые ожидается ответ адресата.
Здесь в ключевую фразу письма-запроса входят слова, образованные от глагола просить. Его использование объясняется
этикетными требованиями к деловым текстам и психологическими законами
делового общения - человек охотнее соглашается выполнить действие, выраженное
в форме просьбы, нежели в форме приказа. В заключении часто используются
следующие стандартные выражения:
- Просим Вас сообщить о возможности поставки...
- Просим немедленно погасить задолженность за 2009 год...
- Просим выслать нам (прислать) предложение на поставку...
- Мы будем признательны, если...
- Не откажите в любезности сообщить нам о...
- Прошу Вас выслать образцы материалов...
и т. п.
Одна из разновидностей
писем-запросов - коммерческий запрос - документ,
представляющий собой обращение лица, желающего заключить сделку (покупателя
к продавцу, импортера к экспортеру), с просьбой дать подробную информацию
о товаре (услугах и т. п.) и (или) направить предложение на поставку товара
(просьба продавца к покупателю).
Коммерческий запрос входит в группу контрактных
документов и используется в операциях по подготовке и заключению сделки.
В таком письме-запросе указываются, как правило, наименование товара (услуг)
и условия, на которых импортеру желательно получить товар, например количество
и качество товара, его модель, марка, цена, сроки поставки и условия платежа.
Стандартные формулировки, часто используемые
во вводной части коммерческих запросов, могут выглядеть следующим образом:
- В соответствии с (Протоколом
о взаимных поставках на ... год... , предварительной договоренностью...
, телефонным разговором от ... и т. п.)
- На основании (Протокола...
, торгового соглашения... , прейскуранта ... , нашей договоренности
о ... и т. п.)
- Согласно (Протокола...
, торгового соглашения... , прейскуранта ... , нашей договоренности
о ... и т. п.)
- Ссылаясь на (протокол
переговоров... , нашу договоренность ... , наш телефонный разговор ... и т. п.).
Письма-запросы предполагают
обязательную реакцию адресата в виде писем-ответов.
Поэтому в конце текста письма-запроса можно в тактичной форме выразить адресату свое пожелание относительно сроков предоставления интересующей вас информации, например:
- С нетерпением ждем Вашего письма
- Просим ответить по возможности скорее
- Просим ответить в двухнедельный срок
- Прошу отослать ответ обратной электронной почтой.
- Настоятельно просим ответить в трехдневный срок.
Примеры текстов писем
|