Стиль документа Стиль документа - http://doc-style.ru
Поиск по сайту
www.doc-style.ru
Сайт работает совместно с порталом "Культура письменной речи" www.gramma.ru
ДЕЛОВОЕ ПИСЬМО На главную страницу

ДЕЛОВЫЕ ПИСЬМА

ПИСЬМО-ПРОСЬБА

 

Письмо-просьба - это, пожалуй, наиболее распространенная форма деловой переписки. Количество ситуаций, вызывающих необходимость обращения с просьбой от имени юридического либо физического лица, не поддается учету. Это получение информации, образцов продукции, согласование действий, побуждение к какому-либо действию и пр.

Композиция и структура письма-просьбы мало чем отличается от стандартных (см. Деловые письма. Правила оформления. Структура письма). Как правило, текст письма-просьбы состоит из двух частей:

1. Вводная часть, где в повествовательной форме излагается существо дела, объясняются побудительные мотивы, причины обращения с просьбой. Здесь часто используются следующие стандартные выражения:

  • причина обращения
    • В связи с неполучением...
    • Учитывая социальную значимость ...
    • Принимая во внимание (наше многолетнее сотрудничество)...
    • Учитывая (долговременный и плодотворный характер наших деловых связей)...
    • Ввиду несоответствия Ваших действий ранее принятым договоренностям...
    • Ввиду задержки получения груза...
    • Исходя из результатов переговоров по вопросу о...
      и т. п.
  • цель обращения
    • В целях выполнения распоряжения...
    • В целях скорейшего решения вопроса...
    • Для согласования вопросов...
    • В целях обеспечения безопасности прохождения груза...
    • Во избежание конфликтных ситуаций...
      и т. п.
  • ссылки на основание для обращения
    • В соответствии с достигнутой ранее договоренностью…
    • В связи с обращением в наш адрес...
    • На основании устной договоренности...
    • На основании нашего телефонного разговора...
    • Согласно постановлению правительства...
    • Согласно протоколу о взаимных поставках...
      и т. п.

Все перечисленные выражения необходимо использовать с учетом контекста и речевой ситуации.

Почти все стандартные выражения начинаются с производного предлога или с предложного сочетания. Следует обратить внимание на правильность использования этих предлогов с именами существительными, cтоящими в основном в родительном и дательном падежах.

2. Собственно просьба. Здесь в ключевую фразу письма входят слова, образованные от глагола просить. Его использование объясняется этикетными требованиями к деловым текстам и психологическими законами делового общения - человек охотнее соглашается выполнить действие, выраженное в форме просьбы, нежели в форме требования.

В ряде случаев сама просьба, высказанная описательно, может и не содержать этого глагола, например: Мы надеемся, что Вы сочтете возможным рассмотреть наше предложение в указанный срок.

Просьба может излагаться от первого лица единственного числа ("Прошу..."), от первого лица множественного числа ("Просим..."), от третьего лица единственного числа (в этом случае употребляются существительные с собирательным значением: "Дирекция просит...", "Администрация просит...", "Совет трудового коллектива просит..." и т. п.), от третьего лица множественного числа, если употребляется несколько существительных с собирательным значением (Администрация и Совет трудового коллектива просят...).

Если письмо-просьба является многоаспектным, то композиция второй части такого письма может выглядеть следующим образом (части композиции должны соответствовать абзацному членению текста):

Прошу... (Просим...)
...
Одновременно прошу... (Также просим...)
...
А также прошу... (А также просим...)
...
и т. д.

При составлении письма-просьбы следует учесть и такие рекомендации:

1. Излагая просьбу, подчеркните вашу заинтересованность или заинтересованность вашей организации в ее исполнении.
2. Ни при каких условиях не начинайте письмо со слова "Прошу..." - тактичнее сначала объяснить мотивы вашего обращения (даже в том случае, когда все детали уже согласованы с адресатом).
3. Не спешите благодарить адресата заранее. Этим вы ставите и себя, и адресата в неловкое положение. Старайтесь поблагодарить, когда узнаете, что ваша просьба удовлетворена.

При формулировке просьбы часто используют следующие стандартные выражения:

  • Обращаемся (обращаюсь) к Вам (вам) с просьбой...
    ...об отправке в наш адрес...
    ...о направлении в мой адрес...
    ...о высылке в адрес нашей организации...
    ...о предоставлении мне...
  • Просим (прошу) Вас (вас)...
    ...сообщить (нам)...
    ...выслать (мне)...
    ...срочно представить...
    ...немедленно доложить...
    ...известить (руководство предприятия) о...
    ...проинформировать меня о...
  • Прошу Вашего (вашего) согласия на...
    ...отправку в адрес...
    ...предоставление нам...
    ...ознакомление ... с...
    ...передачу ... следующего оборудования...
  • Просим Вашего (вашего) содействия в...
    ...получении...
    ...скорейшей отправке...
    ...предоставлении дополнительной информации относительно...
    ...проведении...
  • Прошу Ваших (ваших) указаний...
    ...на заключение договора о...
    ...на выдачу со склада предприятия ... представителю...
    ...на оформление документов о...
    ...на пересмотр...
  • Просим Вас не отказать в любезности и ... .

 

Примеры письма-просьбы

РАЗДЕЛЫ:

ЯЗЫК ДЕЛОВОГО ОБЩЕНИЯ

НАУЧНЫЙ И ТЕХНИЧЕСКИЙ ТЕКСТ

НОРМАТИВНЫЕ ДОКУМЕНТЫ

СПРАВОЧНЫЙ РАЗДЕЛ

ВИДЫ ДЕЛОВЫХ БУМАГ

ДЕЛОВОЕ ПИСЬМО

ПРИМЕРЫ И ОБРАЗЦЫ ДОКУМЕНТОВ

ВАШИ ВОПРОСЫ

РЕКЛАМА

Узнайте про то, как оформить займ на карту онлайн на сайте turbozaim.ru. Для качественного строительства холодильных складов приходите к нам! У нас отличные цены!

Рейтинг@Mail.ru
Rambler's Top100
Баглер - рейтинг русскоязычных сайтов
При полном или частичном использовании материалов ссылка на doc-style.ru обязательна. Все права защищены. Copyright © A.Belokurov, 2008-2014 гг. Администратор