Стиль документа Стиль документа - http://doc-style.ru
Поиск по сайту
www.doc-style.ru
Сайт работает совместно с порталом "Культура письменной речи" www.gramma.ru
ДЕЛОВОЕ ПИСЬМО На главную страницу

ДЕЛОВЫЕ ПИСЬМА

ОТВЕТ НА ПИСЬМО-РЕКЛАМАЦИЮ (ПРЕТЕНЗИЮ)

При получении письма-рекламации его необходимо принять и зарегистрировать с указанием даты и времени поступления, фамилии и должности принявшего лица. Следует помнить, что если по какой-либо причине претензия не будет принята, заявитель может направить её в адрес предприятия заказным письмом с уведомлением о вручении - это будет достаточным для арбитражного суда доказательством факта вручения претензии.
Рекламация относится к разряду писем, которые требуют обязательного ответа. Если решение по претензии не может быть принято оперативно, то в адрес заявителя следует направить письмо (телеграмму, телекс и т. п.), в котором сообщается о том, что информация по рекламации принята к рассмотрению с указанием сроков принятия решения.

Письмо должно быть спокойным по тону, позитивным по манере, предоставлять всю относящуюся к делу информацию и содержать предложения о том, как можно исправить сложившуюся ситуацию.

В ответе на письмо-рекламацию обязательно указывается:

1. Полное наименование предприятия (согласно учредительным документам), которое направляет данный ответ на претензию, контактная информация о предприятии (адрес местонахождения, телефоны и факс), информация о получателе письма (наименование организации, должность, фамилия, имя, отчество, адрес), дата составления документа.

2. Суть претензии.

3. Если претензия удовлетворяется полностью или частично, указывается срок и способ ее удовлетворения (наименование продукции, время отгрузки, реквизиты сопроводительных документов и т. п.). При возмещении финансового ущерба указывается признанная сумма, номер и дата финансовых документов, подтверждающих факт оплаты.

При полном или частичном отказе в удовлетворении претензии указываются причины (мотивы) отказа со ссылкой на правовые нормы, нормативные акты и другие документы, которые его обосновывают. При этом следует возвратить подлинные документы заявителя, которые были приложены к претензии, а также направить документы, отсутствующие у заявителя.

4. Перечень прилагаемых к ответу на претензию документов.

Ответ на рекламацию направляется в письменном виде: заказным письмом или по факсу — при полном удовлетворении претензии; заказным письмом с приложением всех документов — при полном или частичном отказе в удовлетворении претензий.

Письмо имеет стандартную стуктуру письма-ответа.
Стандартные формулировки, которые могут быть использованы в тексте письма-ответа:

  • Приносим свои извинения за... .
  • Подтверждая получение Вашего письма от... , сообщаем, что Ваша рекламация удовлетворяется (принята к рассмотрению)...
  • К сожалению, мы не можем согласиться на Ваши условия...
  • В ответ на Ваше письмо от... , сообщаем, что мы не можем согласиться с Вашим предложением...
  • ... Ваша претензия признана необоснованной.
  • Сообщаем, что недостающее количество товара будет отгружено Вам...
  • С сожалением вынуждены сообщить о невозможности...

Примеры писем-ответов

По материалам:
Демин Ю.Н.. Современное деловое письмо. - М.: "Бератор", 2004.
РАЗДЕЛЫ:

ЯЗЫК ДЕЛОВОГО ОБЩЕНИЯ

НАУЧНЫЙ И ТЕХНИЧЕСКИЙ ТЕКСТ

НОРМАТИВНЫЕ ДОКУМЕНТЫ

СПРАВОЧНЫЙ РАЗДЕЛ

ВИДЫ ДЕЛОВЫХ БУМАГ

ДЕЛОВОЕ ПИСЬМО

ПРИМЕРЫ И ОБРАЗЦЫ ДОКУМЕНТОВ

ВАШИ ВОПРОСЫ

Рейтинг@Mail.ru
Rambler's Top100
При полном или частичном использовании материалов ссылка на doc-style.ru обязательна.
Все права защищены. Copyright © A.Belokurov, 2008-2018 гг.
Администратор
Политика конфиденциальности