ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТА

ОТМЕТКА О ЗАВЕРЕНИИ КОПИИ

Заверение копии документа производят в необходимых случаях для придания ей юридической силы.

При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись: «Верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения, например:

Если копия документа выдается на руки или пересылается в другое учреждение, отметку о заверении удостоверяют печатью. Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации.

РЕКВИЗИТЫ, РАЗМЕЩАЕМЫЕ НА СЛУЖЕБНОМ ПОЛЕ ДОКУМЕНТА

Отметка об исполнителе документа (28). Отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например:


В. А. Жуков
924 45 67


Отметка об исполнении документа и направлении его в дело (29). Включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или, при отсутствии такого документа, краткие сведения об исполнении; слова «В дело»; номер дела, в котором будет храниться документ. Отметка подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.

Отметка проставляется на первом листе документа внизу, ниже отметки об исполнителе в специально выделенной зоне (см. пример 1 и пример 2.), например:


В дело 01-05. Запрос направлен
05.08.2004 исх. № 132 С. Васильев


Отметка о поступлении документа в организацию содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости — часы и минуты). Допускается отметку о поступлении документа в организацию проставлять в виде штампа.

Идентификатором электронной копии документа (30) является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.