ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТА
ОТМЕТКА О ЗАВЕРЕНИИ КОПИИ
Заверение копии документа
производят в необходимых случаях для придания ей юридической силы.
При заверении соответствия копии документа
подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную
надпись: «Верно»; должность лица, заверившего
копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения,
например:
Верно
|
|
|
Инспектор
службы кадров |
Личная
подпись |
А.Г.
Сергеева |
12.04.2003
|
|
|
Если копия документа
выдается на руки или пересылается в другое учреждение, отметку о заверении
удостоверяют печатью. Допускается копию документа заверять печатью, определяемой
по усмотрению организации.
РЕКВИЗИТЫ, РАЗМЕЩАЕМЫЕ НА СЛУЖЕБНОМ ПОЛЕ ДОКУМЕНТА
Отметка
об исполнителе документа (28). Отметка об исполнителе включает
в себя инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его телефона.
Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего
листа документа в левом нижнем углу, например:
В. А. Жуков
924 45 67
Отметка об исполнении
документа и направлении его в дело (29). Включает в себя следующие
данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении,
или, при отсутствии такого документа, краткие сведения об исполнении;
слова «В дело»; номер дела, в котором будет
храниться документ. Отметка подписывается и датируется исполнителем документа
или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.
Отметка проставляется на первом листе документа внизу, ниже отметки об
исполнителе в специально выделенной зоне (см. пример
1 и пример 2.), например:
В дело 01-05. Запрос направлен
05.08.2004 исх. № 132 С. Васильев
Отметка о поступлении
документа в организацию содержит очередной порядковый номер и дату
поступления документа (при необходимости — часы и минуты). Допускается
отметку о поступлении документа в организацию проставлять в виде штампа.
Идентификатором электронной
копии документа (30) является отметка (колонтитул), проставляемая
в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование
файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые
в организации.
|