ИНФОРМАЦИОННО-СПРАВОЧНЫЕ ДОКУМЕНТЫ

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА

Служебная записка — форма внутренней деловой переписки между подразделениями организации или должностными лицами, не находящимися в прямом подчинении, письменное сообщение для использования внутри организации.

По своей сути служебная записка является аналогом речевого сообщения, однако имеет ряд преимуществ, определяющих чрезвычайную ее популярность как средства координации действий подразделений внутри организации. Служебная записка сохраняется в письменном виде и ею могут пользоваться как автор, так и получатель. Ссылка на регистрационный номер предыдущей записки в служебной записке с более поздней датой напомнит как получателю, так и отправителю такие детали, как дату, персональную ответственность и сроки выполнения работ. Служебная записка удобна для передачи сложной информации, она может быть передана большому количеству адресатов одновременно.

Служебная записка может иметь информационный (выдача инструкций, сопровождение другого сообщения, объявление, извещение и т. п.), инициативный (запрос информации, извещение) или отчетный характер. Записка может содержать также предложение или просьбу.

Текст служебной записки обычно оформляется на бумаге формата А4. Структура служебной записки: реквизит адресата, наименования вида документа (служебная записка), дата документа, и собственно текст.

Текст служебной записки по структуре и содержанию аналогичен построению и изложению делового письма. В тексте, как правило, выделяют три части.

В первой приводятся мотивы подготовки служебной записки, ссылки на факты и события, решения, другие аргументы, послужившие основанием для составления служебной записки.
Во второй части приводятся просьбы, излагаются выводы, предлагаются решения.
В третьей части может формулироваться ожидаемый результат, констатироваться отклонение предложения, просьбы и т. п.

Подробнее о деловом письме, языке, особенностях стиля можно прочитать в разделах "Язык делового общения" и "Деловые письма".

Подписывает служебную записку руководитель подразделения или соответствующее должностное лицо.

Примеры оформления служебной записки даны в разделе "Образцы деловых бумаг".