ИНФОРМАЦИОННО-СПРАВОЧНЫЕ ДОКУМЕНТЫ
АКТ
Акт — документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленный факт, событие, действие.
Чаще всего акты составляются комиссиями как постоянно действующими, так и назначаемыми распорядительным документом (обычно приказом) по указанию вышестоящей организации или руководителя. В отдельных случаях акт может быть составлен одним или несколькими должностными лицами.
Поводы для составления акта могут быть различными, отсюда и большое число разновидностей актов: акты ликвидации (учреждений, предприятий, организаций); приема-передачи (при смене руководства, передаче дел, материальных ценностей и т. д.); приема объектов; проведения испытаний; уничтожения дел, испорченных или отработавших свой срок материальных ценностей и т. п.; инвентаризации, несчастных случаев, аварий и др. Для значительного количества повторяющихся ситуаций разрабатываются унифицированные трафаретные формы. Примером таких форм могут быть формы актов о ликвидации предприятия, актов, составляемых архивными учреждениями при проверке наличия и состояния архивных дел, акты приема-передачи материальных ценностей и т. п.
Независимо от разновидности акты составляются по единой схеме.
Акт, как правило, оформляется на чистом листе бумаги формата А4 с сокращенным воспроизведением постоянных реквизитов, флаговым методом, в угловом варианте исполнения.
Название документа печатается от левого поля формуляра с разрядкой ( А К Т ). В отдельных случаях акт оформляют на общем бланке организации. Как и во всяком документе, в акте перед текстом имеется заголовок, начинающийся с предлога "О" ("ОБ") и формулируемый с помощью отглагольного существительного: "О проверке...", "О приеме-передаче...", "О списании...", "Об уничтожении..."
Дата и место составления акта, указанные в бланке, должны соответствовать дате и месту актируемого события. В акте отражаются только те факты, которые точно установлены лицами, подписывающими документ.
Текст акта состоит из трех частей — вводной, констатирующей и выводов.
Вводная часть в большинстве случаев формализована и включает изложение основания для составления акта и перечень лиц, составляющих акт (могут быть указаны и присутствующие при этом лица). Некоторые виды актов требуют утверждения. Например, акт о выделении к уничтожению документов и дел утверждается руководителем предприятия. В подобных случаях в состав реквизитов акта включается реквизит утверждения документа.
Начинается вводная часть акта словом "Основание", которое печатается через два-три интервала после заголовка, с абзаца. После слова "Основание" ставится двоеточие и указывается наименование распорядительного документа в именительном падеже, его дата, номер и заголовок. Например: Основание: приказ директора завода от 22.04.2005 г. № 189 "О проведении инвентаризации материальных ценностей на складе готовой продукции".
Далее с новой строки с прописной буквы пишется "Составлен:" и перечисляются члены комиссии (составители акта) с указанием должности (наименования предприятия указывается), фамилии и инициалов, а также присутствующие лица. Например:
|
Составлен:
|
|
|
|
Председатель
|
|
Должность, инициалы, фамилия
|
|
Члены комиссии: |
1. |
Должность, инициалы, фамилия
|
|
|
2. |
Должность, инициалы, фамилия
|
|
|
3. |
Должность, инициалы, фамилия
|
|
|
4. |
Должность, инициалы, фамилия
|
|
Присутствовали: |
1. |
Должность, инициалы, фамилия
|
|
|
2. |
Должность, инициалы, фамилия
|
Констатирующая часть начинается с абзаца. В ней излагаются цели, задачи и существо работы, проделанной составителями акта, ее результаты. Результаты работы могут быть представлены в виде таблицы.
В заключительной части акта делаются выводы или даются рекомендации. Эта часть текста не обязательна — акт может заканчиваться и констатацией фактов.
После текста перед подписями при необходимости указывают количество составленных экземпляров акта и их местонахождение (эта часть акта также не обязательна).
Например:
Составлен в 3 экземплярах:
1-й экз. направлен в Минэкономики России
2-й экз. направлен в МПС России
3-й экз. — в дело 05-24.
Завершают текст акта подписи. Акт подписывают председатель комиссии и все составители. Фамилии членов комиссии и присутствующих располагаются по алфавиту. При подписании должности перед фамилиями не указываются.
Например:
Председатель комиссии
|
Подпись |
Г.В. Сидоров |
Члены комиссии: |
Подпись |
В.Л. Кириллов |
|
Подпись |
Г.Г. Михайлова |
|
Подпись |
И.Н. Потапов |
|
Подпись |
Т.Ф. Юрченко |
Примеры оформления актов даны в разделе "Образцы деловых бумаг".
|