ИНФОРМАЦИОННО-СПРАВОЧНЫЕ ДОКУМЕНТЫ
ПРОТОКОЛ
Протокол - документ, в котором фиксируется ход обсуждения вопросов и принятых решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях. Протокол составляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания),
представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений
и др. Протоколы могут издаваться в полной или краткой форме, при которой опускается ход обсуждения вопроса и фиксируется только принятое по нему решение.
Текст протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной.
Во вводной части указываются:
- Председатель или председательствующий секретарь (инициалы и фамилия).
- Секретарь (инициалы и фамилия).
- Присутствовали - список присутствовавших или отсылка к прилагаемому
списку присутствовавших, если их количество превышает 15 человек. Слово "Присутствовали" печатается от границы левого поля, в конце слова ставится двоеточие. Ниже указываются наименования должностей, инициалы и фамилии присутствующих. Многострочные наименования должностей присутствующих указываются через 1 межстрочный интервал. Список отделяется от основной части протокола сплошной чертой.
- Повестка дня - перечень рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их значимости с указанием докладчика по каждому пункту повестки дня. Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой, и его наименование начинается с предлога "О" ("Об"), которое печатается от границы левого поля.
Основная часть протокола состоит
из разделов, соответствующих пунктам повестки дня,
включает рассматриваемые вопросы и принятые по ним решения.
Текст каждого раздела строится по схеме: Слушали -
Выступили - Постановили (Решили).
Основное содержание
докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к
нему; в последнем случае делается в тексте сноска "Текст
выступления прилагается".
Постановление
(решение) в тексте протокола печатается полностью; при необходимости
приводятся итоги голосования. Содержание особого мнения, высказанного
во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего
постановления (решения).
Протокол подписывается председательствующим
на заседании и секретарем. Датой протокола является дата заседания.
Текст краткого протокола также состоит из двух частей. В вводной части указываются инициалы и фамилии председательствующего (председателя), секретаря, а также инициалы и фамилии присутствовавших лиц. Слово "Присутствовали" печатается от границы левого поля, подчеркивается, после слова ставится двоеточие. Ниже печатаются наименования должностей присутствующих, а справа от наименования должностей - их инициалы и фамилии. Наименования должностей могут указываться обобщенно.
Список отделяется от основной части протокола сплошной чертой. В основной части протокола указывается номер вопроса в соответствии с повесткой дня, содержание вопроса и принятые решения. Наименование вопроса нумеруется римской цифрой и начинается с предлога "О" ("Об"), печатается центрованно размером шрифта N 15 и подчеркивается одной чертой ниже последней строки на расстоянии не более одного интервала. Под чертой указываются фамилии должностных лиц, выступивших при обсуждении данного вопроса. Фамилии печатаются через 1 межстрочный интервал. Затем указывается принятое по вопросу решение.
Протоколы печатаются на стандартном
бланке протокола формата А4 шрифтом № 14 и имеют следующие реквизиты:
-
Наименование документа - слово П
Р О Т О К О Л печатается от границы верхнего поля прописными буквами вразрядку, полужирным шрифтом размером № 17 и выравнивается по центру.
-
Вид заседания, совещания - отделяется от предыдущего
реквизита двумя межстрочными интервалами, печатается через 1 интервал
и выравнивается по центру.
-
Место проведения заседания, совещания - указывается (при необходимости), у кого проводится совещание или в каком месте. Печатается через два межстрочных интервала после реквизита "вид заседания, совещания", отделяется от него линейкой и выравнивается по центру;.
-
Дата и номер протокола. Дата оформляется словесно-цифровым способом и печатается через 2 межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита. Номер протокола печатается арабскими цифрами и состоит из знака "№" и порядкового номера протокола.
-
Основная часть протокола печатается через 1,5 межстрочных
интервала. Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой, и его наименование
начинается с предлога "О" ("Об"),
которое печатается центрованно размером шрифта № 15 и подчеркивается одной чертой ниже последней строки. Под чертой указываются
фамилии должностных лиц, выступавших на заседании (совещании), и краткое
содержание выступлений при рассмотрении соответствующего вопроса.
Фамилии печатаются через 1 межстрочный интервал. Затем указывается
принятое по этому вопросу решение.
-
Подпись отделяется от текста тремя межстрочными интервалами
и включает наименование должности лица, председательствовавшего на
заседании (совещании), его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы
и фамилия). Наименование должности печатается от левой границы
текстового поля через 1 межстрочный интервал и центрируется относительно
самой длинной строки. Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. При оформлении расшифровки подписи, включающей только инициал имени и фамилию, пробел между точкой после инициала имени и фамилией не ставится. Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем.
Примеры оформления протоколов даны в разделе "Образцы деловых бумаг". |